Читайте также: О прокрастинаторах, или Почему мы все откладываем на потом

Вы привыкли все важные дела выполнять в последний момент? Вы берёте на себя слишком много обязанностей и уже привыкли быть многозадачным компьютером? Вы начали забывать о планах и идеях? В ситуации постоянной нехватки времени и сил сложно поверить, что всего лишь навыки грамотного планирования дел могут помочь снять стресс и успевать больше.

Давайте обратимся за помощью к ультра-организованным людям, чей способ жизни кажется загадочным и таинственным. Как это они всё успевают?

Их подход к жизни приносит свои плоды. В ходе опроса, проведенного в 2010 году Национальной ассоциацией профессиональных организаторов, 80% респондентов сказали, что благодаря организованности смогли улучшить результаты работы. Быть организованным означает чувствовать больший контроль над жизнью и беречь психическую энергию. Действительно, зачем испытывать стресс от того, что в очередной раз забыл, куда положил ключи от машины?

Хорошая новость заключается в том, что любой может быть (или, по крайней мере, стать) организованным человеком. «Не существует никакого ‘гена организованности’, — говорит Аннет Рейман, президент отделения Национальной ассоциации профессиональных организаторов в Филадельфии. — Да, у некоторых это получается естественным образом, но любой человек может этому научиться».

Хотя, разумеется, любой индивидуум — организованный или нет — будет вести себя по-разному в разных ситуациях, высокоорганизованные люди придерживаются определенных поведенческих паттернов. Вот 14 наиболее распространенных привычек таких людей.

Организованные люди ориентированы на результат

«Большинство организованных людей содержат все в порядке не для того, чтобы потешить свое самолюбие; они делают это с определенной целью, — говорит Рейман. — Может быть, ваши организованные соседи любят принимать гостей у себя в доме. Они расставят у себя в доме все так, чтобы любой гость чувствовал себя в нем удобно и комфортно, — и постоянно будут поддерживать этот порядок». «При этом они легко отбросят в сторону все, что не служит этой цели, — продолжает Рейман. — Это касается как материальных предметов, так и каких-либо дел, требующих времени».

Они оптимистичны

Рейман говорит, что, по ее наблюдениям, организованные люди более позитивны, по крайней мере, так говорят они сами. Они придерживаются подхода «это возможно», даже если движутся вперед «в час по чайной ложке». Часто, когда неорганизованные люди обращаются за консультацией к профессиональному организатору после каких-либо жизненных неудач, сам факт такого обращения вселяет в них оптимизм. Они приходят за помощью, сказав себе: «Я готов двигаться дальше», — рассказывает Рейман.

Они добросовестны

Существует так называемая пятифакторная модель оценки личности, и одним из ее компонентов является фактор добросовестности, говорит Дэвид У. Баллард, доктор психологии, MBA, заместитель исполнительного директора Центра организационного мастерства при Американской психологической ассоциации. Человек с высоким баллом по шкале оценки добросовестности с высокой вероятностью будет действовать эффективно, обладать самодисциплиной. Такие люди отдают предпочтение запланированным мероприятиям по сравнению со спонтанными, говорит он.

Они не всегда открыты для новых идей

Хотя мы склонны думать, что быть организованным и опрятным хорошо, и что это, безусловно, помогает людям быть продуктивными и эффективными, такие люди обладают и потенциальным недостатком, говорит Баллард. Проведенное в 2013 году исследование показало, что беспорядок в офисе лучше стимулирует появление творческих идей, нежели идеально упорядоченное пространство. «Иногда в работе за заваленным бумагами столом есть и положительные стороны, — говорит он. — Полный хаос это плохо, но и отсутствие креативных стимулов тоже отнюдь не стимулирует воображение».

Они принимают решения

«Очень часто организованные люди могут сказать себе: ‘Качество приемлемо’ и продолжать работу, — говорит Рейман. — Нам не нужно идеальное качество, и мы не будем переделывать работу 10 000 раз». Организованные люди просчитывают варианты, выбирают один и придерживаются его, не оглядываясь с сожалением на остальные, говорит она.

Процесс принятия решений зависит от способности организованного человека расставлять приоритеты с учетом стратегических целей, говорит Баллард. Организованные люди могут определить, что является самым важным, чтобы сделать это немедленно, и что также важно, но может быть выполнено позже.

Они далеки от перфекционизма

Из вышесказанного следует, что для этих людей не все должно быть идеальным. Иногда им вполне достаточно и просто хорошего качества. «В самом деле, многие перфекционисты в жизни невероятно дезорганизованы, — говорит Рейман. — Они концентрируются на всех мелких деталях и в конечном итоге запутываются в них».

Многие люди в стремлении к совершенству распыляют энергию и ресурсы на мелочи, и получившийся итог не всегда адекватен затраченным силам, говорит Баллард. Искусство быть достаточно хорошим (а не идеальным) и спокойное отношение к несовершенству – вот один из основных секретов организованности.

Они все записывают, вносят в календарь и бережно хранят

По мнению Рейман, это одна из важнейших черт организованных людей. «Они записывают все: — говорит она, — события, идеи, вопросы, и обычно это делается в виде списка». Если речь идет о повторяющемся событии или о какой-либо задаче с определенным сроком выполнения, они, скорее всего, внесут это в календарь. «Для материальных предметов у этих людей имеются разнокалиберные контейнеры для удобства сортировки, — говорит продолжает она. — [Организованные люди] не будут сваливать в кучу множество разнообразных предметов». Наоборот, они систематизируют их так, чтобы легко иметь к ним доступ в случае необходимости.

Они постоянно сверяются со своими списками

Организованные люди «постоянно контролируют свои обязательства», — говорит Рейман. И это приносит свою пользу. «Мы тратим много душевной энергии, пытаясь не забыть все те вещи, о которых должны помнить, — вторит ей Баллард. — Если доверить их бумаге, это позволит высвободить часть этой драгоценной энергии, причем настолько значительную часть, что люди, испытывающие проблемы со сном, начинают лучше высыпаться, просто записывая на бумаге списки дел». Хитрость в том, чтобы не допускать стресса от созерцания самого списка. Лучше вносить в него несколько легких задач на один день и держать в уме один долгосрочный проект, чтобы от большого вороха дел не опускались руки.

Они делают все «прямо сейчас»

Когда организованный человек приходит с работы, он вешает верхнюю одежду на вешалку немедленно, а не бросает ее на спинку стула, говорит Рейман. «Они знают, что через неделю на стуле будет семь пальто и курток, и они могли бы сказать, что им будет лень убирать этот ворох одежды через неделю. Между тем неорганизованный человек может сказать, что ему лень вешать одну куртку на вешалку сейчас». Если задача занимает менее пяти минут, организованный человек, скорее всего, просто выполнит ее и забудет, говорит она.

Но это не значит, что организованные люди вообще не откладывают ничего на потом, говорит она, но их прокрастинация гораздо менее разрушительна, чем у неорганизованных людей. Иногда какие-то дела откладываются до следующего дня, или же до следующей недели, но они никогда не остаются несделанными слишком долго. «[Организованным людям] просто нравится вычеркивать сделанные дела из списка».

Они готовятся

Организованные люди любят быть готовыми ко всему. Это не значит, что они обязательно заканчивают презентацию за три недели до срока, говорит Рейман. «Они просто всегда помнят, сколько времени у них осталось, и адекватно планируют это время, чтобы успеть к сроку», — говорит она. Каждый человек придерживается собственного стиля соблюдения сроков, но организованные люди, всегда будут оставлять себе запас времени на случай, если в последний момент появится что-то еще.

Они обращаются за помощью

Организованные люди знают свои сильные и слабые стороны и делегируют ответственность исходя из этого. «Они знают, что не должны делать все сами, — говорит Рейман, — и потому избегают дополнительного стресса, обращаясь за помощью, когда она им необходима». Такой подход следует из здорового чувства собственного достоинства у организованных людей: «Они понимают, что их время стоит слишком дорого, чтобы тратить его на каждую мелочь».

Если они используют сильные стороны других людей, дабы заставить что-то работать более эффективно, у всех остается больше свободного времени. «Если думать о времени как о дорогостоящем ресурсе, это поможет правильно распределять его для выполнения всех стоящих перед вами задач», — говорит Баллард. Возможно, перфекционист или прирожденный победитель не захотят делиться лаврами с другими, но обычно поддержка со стороны других играет важную роль в преодолении стрессов и достижении поставленных целей, говорит он.

Они выполняют только одну задачу в данный момент времени

«Людям, которые считают, что работают продуктивно, нравится думать, что они действуют в режиме многозадачности, — говорит Баллард. — Но на самом деле это не так». Работа в таком режиме распыляет внимание, и в результате все одновременные дела, между которыми вы мечетесь, получают меньше внимания и делаются с меньшим качеством». «Самые эффективные и организованные люди делают как можно меньше дел одновременно», — говорит он. Они уделяют основное внимание одной задаче, отключая уведомления электронной почты и устраняют прочие отвлекающие факторы, чтобы «защитить свое время», и неважно, идет ли речь об офисной работе, отдыхе с семьей или одиночному созерцанию жизни.

Они знают, когда способны работать наилучшим образом

Вам, наверное, известен, по крайней мере один сверхорганизованный человек, который, на ваш взгляд, является асом управления своим временем. Но Баллард говорит, что значительно более полезны навыки управления энергией. Организованные люди стремятся выполнять определенные задачи в определенное время суток, которое наилучшим образом подходит для этой задачи с точки зрения энергозатрат. Например, если проект требует ясности мышления и креативных идей, едва ли стоит за него браться в период послеобеденной дремы. Организованные люди точно знают, в каком состоянии их голова находится в то или иное время дня и будут делать наиболее важные дела в те моменты, когда уровень энергии у них на максимуме. «Не пытайтесь выполнять важные задачи в то время, в которое вы привыкли отдыхать», — говорит Баллард.

Они снимают стресс

Организованные люди умеют отпускать свои дела, говорит Баллард. «Большинство из нас работают в состоянии хронического стресса, мы всегда находимся в положении «включено». А между тем те же самые люди, которые «в состоянии хранить сосредоточенность и оставаться организованными, знают, и как эффективно управлять своим стрессом», — говорит он. Неважно, прибегают ли они к пассивному отдыху, физическим упражнениям, или даже консультируются с психоаналитиком; важно то, что они знают, как именно справляться со своими стрессами… без ущерба продуктивности и здоровью», — говорит он.

Перевод с английского выполнен Лидией Сиделёвой специально для портала Матроны.РУ
Источник: The Huffingtonpost