В современном рабочем мире мало просто делать свою работу. Ее необходимо делать хорошо и вовремя, не обращая внимания на огромное количество информационных помех, отвлечений, перегруженность на работе и дома. Необходимо соответствовать скорости перемен, которые диктует двадцать первый век. Мир меняется все быстрее, и старые рекомендации в подходе к работе уже не могут удовлетворить тому темпу, в котором проходит работа в современных офисах. 

О тайм-менеджменте написано множество книг. Одним из ведущих специалистов в этой области является Джулия Моргенштерн — американский специалист, автор принципа в подходе к работе «изнутри-наружу». В своей книге «9 ключевых навыков самоорганизации» она рассказывает о том, как стать счастливым на работе, создать баланс между личной жизнью и работой, научиться контролировать свои задачи и справляться с ними эффективно и качественно. Можно продвигаться по карьерной лестнице так скоро, как только можно, при этом чувствуя спокойствие и уверенность в себе и завтрашнем дне!

Не всегда в сложившийся ситуации виноват сам человек. Вопрос, который стоит себе задавать, сталкиваясь с препятствиями: «Дело во Мне или в Них?». Когда работодатель ставит вам противоречивые задачи, количество которых невозможно уложить в отведенное на завершение время, когда корпоративная политика отличается косностью и бюрократизмом, когда руководитель считает втайне, что лучше него никто не выполнит работу, — можно смело сказать, что дело «в Них».

Если же начало работы постоянно откладывается, и человек каждый день «разжигает костер под своим хвостом» — придется прыгать, чтобы завершить задачу к сроку. Постоянное отвлечение на звонки и Интернет, бесконечные беседы с коллегами, неумение закончить проект в срок — все это явно говорит о том, что дело в самом человеке.

Кому не хочется больше времени быть со своими родными и близкими? Если человек начинает напоминать себе загнанную лошадь, становится не в состоянии завершать поставленные задачи, накапливая их, то пора что-то делать. Ключ к самоорганизации — в новых навыках. Джулия Моргенштерн выделяет 9 ключевых принципов, благодаря которым работа может начать приносить не только доход, но и радость.

Создайте баланс между работой и частной жизнью

Это самый первый навык, которым стоит овладеть. Независимо от того, какая обстановка царит в вашей компании и стране, существует критерий, определяющий, когда работа приносит пользу. Быть счастливым на работе — значит получать удовольствие от того, что делаешь.

Получая новую должность, сложно не испытать радости. Кажется, что личная жизнь станет только ярче от такого успеха. Но, когда вы сталкиваетесь с возросшим объемом работы и обязанностей, на личное не остается ни времени, ни сил. Увлечения, встречи с друзьями и время с семьей, необходимые для здоровья занятия спортом, здоровое питание, походы по магазинам — все это кладется на алтарь карьерного роста.

Такой подход не только не вызывает радости, он опасен. Работать, не восстанавливаясь, означает брать со своего счета «деньги», не подкладывая новые. Рано или поздно такой человек станет банкротом. Касается ли это здоровья, личных и дружеских отношений, собственной радости — ничто не стоит таких жертв.

Даже когда кажется, что времени на отдых нет, нужно вдохнуть поглубже и позволить его себе. Удивительно, что мир не рухнет, земля не разверзнется под ногами. Задачи, когда вы отдохнете, решаются быстрее и эффективнее. И больше ничто не угрожает вашему здоровью и эмоциональному состоянию. А чтобы не попасть в такую ситуацию снова, стоит овладеть следующими навыками.

Развивайте предпринимательское мышление

Каждый из нас является владельцем компании «Я Incorporation». И как предприятие ориентировано на развитие, удовлетворение спроса на свои услуги, доход, так и каждый человек смело может и должен развиваться с умом. Что значит соответствовать скорости перемен для конкретного человека? Дело в новых навыках, обучении и эффективном расходовании своего времени. Но самое важное, что может характеризовать работника, — это уровень его самооценки.

Считаете ли вы себя ценным и незаменимым работником? Что получается у вас лучше всего прочего? Верите ли вы, что можете заканчивать работу к сроку и делать ее хорошо и талантливо? Большинство поступков, которые вы совершаете, являются продолжением установок.

Иногда дело в Них, невольно или специально внушающих вам, что вы никчемный, что работу делаете хуже того, кто вам ее поручил. Но даже в этом случае необходимо сделать все, что зависит только от вас, — понять, где требования завышены и искажены и по-настоящему ваши усилия не ценятся. Однако не стоит уходить в пустоту, даже если работа вас не удовлетворяет: сначала найдите новое место работы.

Создавайте финансовую подушку, которая позволит вам жить в прежнем режиме от 3 до 6 месяцев, если вас вдруг застанет врасплох увольнение (такое не всегда происходит от того, что вы плохи как работник). Знайте себе цену и постоянно дополняйте резюме достижениями. Все это поможет чувствовать себя минимально зависимым от работодателя или экономических перемен.

Выбирайте самые важные задачи

Самой опасной иллюзией из всех является вера в то, что вы можете выполнить все задачи, которые запланировали, и исполнить все поручения, которые вам доверили. Работая над всем понемногу или выполняя те задачи, которые больше нравятся, можно столкнуться с тем, что те вещи, которые влияют на вашу репутацию и карьерный рост, остаются выполненными с задержкой или не выполненными вовсе!

Возможно, вы делаете то, что вам кажется важнее, но ваш работодатель считает иначе. Получая в результате не то, что ожидал, руководитель испытывает разочарование и сомнение в вашей компетенции. Выход в том, чтобы смириться с тем, что наша жизнь не идеальна, а рабочее время не бесконечно. Более того, рано или поздно случаются вещи, которые способны разрушить ваши планы или внести в них вынужденное промедление или паузу.

Выбор самых важных задач стоит увязать с главными статьями дохода вашей компании. Какие проекты способны принести большой доход, а какие вынуждают тратить на их завершение много времени практически даром? Служебные записки, художественное оформление презентаций, канцелярская работа и обновление файлов — все это имеет низкий приоритет. Исключить эти мелкие дела не удастся.

Выделите на них блоки времени, но начинайте ваш день с самых важных задач, а не с них. Тем более не с проверки почты и просмотра интернет-страниц или общения с коллегами. Так вы с самого утра возьмете контроль над ситуацией. Составляйте списки дел, которые будут храниться в одном месте. Когда возникнет свободное время, вы тут же сможете раскрыть список дел и выбрать, какое дело или его часть можно завершить в образовавшееся «окно».

Измеряйте реальный срок выполнения задачи, не обманывайте себя. Лучше 50% дел, сделанных на 100%, чем 100%, сделанных на 50%. Если же времени остается катастрофически мало, подумайте, сможете ли вы задачу Исключить, Делегировать, Отложить или Сократить.

Планируйте сроки завершения работы

Электронная почта, звонки, обращение коллег, бесконечные планерки… Все это лишает возможности сосредоточиться на самых главных задачах. Кажется, что каждое дело срочно. В реальности множество задач, которые могут подождать, лишь маскируются под дела чрезвычайной важности. Необходимо научиться различать их и управлять приоритетами. Каждое ли обращение коллег имеет чрезвычайную важность, все ли письма, полученные по электронной почте, требуют мгновенных ответов или же для срочных дел есть телефон?

Исследования по продуктивности труда установили, что именно многозадачность снижает способность концентрироваться на интеллектуальных задачах, в результате страдает качество работы. Определите порог своей концентрации. Это время, которое вы можете быть сосредоточены на одной задаче, не отвлекаясь ни на что. Если это время невелико, увеличьте ваше умение концентрироваться постепенно, доведя его до часа.

Когда вы находитесь на пределе своих возможностей, вас начинает обуревать чувство, что все что угодно лучше, чем то, чем вы сейчас занимаетесь. Создается впечатление, что ваша кожа мала для тела и вы на грани нервного срыва. Простого пути увеличения времени концентрации нет. Двигайтесь к своей цели постепенно, и вы удивитесь, как много можно сделать даже за 30 минут сосредоточенной и лишенной перерывов на чай или на болтовню работы.

Контролируйте незапланированные перерывы в работе

Когда дело касается взаимоотношений с коллегами, непросто определить грань полезного общения и бесполезного. Без общения мы стали бы бездушными автоматами, выполняющими свою работу, нет смысла обманывать себя. Живое общение и интерес составляют значительную часть жизни. Однако, нет смысла откликаться на каждый зов о помощи, если есть цель справляться в первую очередь хорошо со своей работой. Выделите время, когда вы будете открытым для вопросов, используйте для общения перерыв на обед. Поделитесь вашими планами заканчивать работу к сроку.

Не всегда ваше время крадут ваши коллеги или руководитель. Существуют помехи, которые касаются вас и мешают ничуть не меньше.

Помеха 1: Чрезмерная требовательность к себе

Когда требовательность не контролируется, она способна стать грузом, который будет камнем тянуть вас ко дну. Сложно получать удовлетворение от законченных дел, когда постоянно преследует ощущение, что все делается недостаточно хорошо. Именно страх несовершенства может подсознательно заставлять вас откладывать дела на последний момент.

Эта уловка позволяет снять ответственность: вы бы сделали лучше, если бы не нехватка времени. Позвольте себе быть неидеальным. Прекрасно делать задание на 10 из 10 баллов, однако 7 — это достойный уровень. Невозможно всегда быть на высоте. Делайте работу качественно и достаточно хорошо тогда, когда вы не на пике своей формы, когда приоритет задач низкий.

Помеха 2: Отсрочки

Бесполезное блуждание по офису, просмотр почты, бесконечные походы к кофейному автомату. Все это показывает, что начало работы стопорится. Используйте несколько уловок для того, чтобы приступить к началу дела, которое вас пугает или вызывает неприятные эмоции.

• Поделите задачу на более мелкие части. Перестаньте откладывать начало задачи и разбейте ее на несколько тридцати-сорокаминутных подходов. Марк Твен сказал однажды: «Секрет движения в том, чтобы начать движение».
• Маневрируйте. Нет необходимости всегда начинать задачу с первого шага. Начните со второго или с четвертого. Если вам сложно написать вступление, напишите сначала основную часть.
• Создайте быстро черновую версию. Ослабьте требования. Напишите все, что приходит в голову, не подвергая это цензуре. Начните делать это заранее и вы удивитесь, как это облегчит дальнейший переход к конечному результату работы.
• Думайте о том успехе и радости, которые принесет выполнение этой задачи. Будет это денежная премия или, может быть, восхищение коллег и руководства, выбирайте то, что по-настоящему обрадует вас.
• Установите лимиты времени для трудных задач. Если вас мучает мысль о том, чтобы потратить час на написание отчета, уменьшите свои мучения и потратьте полчаса. Наоборот, потратьте час на задачу, на выполнение которой можно выделить полчаса. Если на задачу выделили кровь из носа две недели, закончите ее к пятнице.
• Планируйте ваши дела, исходя из собственных энергетических циклов. Не откладывайте сложные задачи на то время, когда ваши силы на нуле. Лучше начать со сложной задачи день, тогда оставшееся время будет для вас наградой.

Соответствуйте скорости перемен

Не нужно объяснять, что самоорганизация крайне важна для продуктивной работы. Но в тот момент, когда кажется, что скорость, с которой поступают новые задания и меняется обстановка вокруг, все увеличивается, самоорганизация становится единственным способом справиться с работой. Возможности контролировать скорость перемен нет. Но есть способ привести в порядок ваше рабочее место, ваш компьютер или ваш портфель. Это даст вам ясно мыслить и не тратить по два часа на поиск пропавшего документа.

Даже если вам невероятно нравится ваш творческий беспорядок, он все равно обладает свойством давить на сознание и создавать путаницу. Возможно, вы хорошо понимаете что и где найти, но ваши коллеги или домашние однажды даже по вашей просьбе не смогут отыскать необходимое. Если стол завален бумагами, а десктоп файлами — это повод навести порядок.

Информация устаревает, и на ее смену поступает новая. Часть документов находится «в процессе работы», который бесконечно затягивается. Создайте удобную систему хранения информации и без жалости избавляйтесь от малозначимой и ненужной. Отбросьте сентиментальность на работе. Вся эта информация стремится стать лавиной, которая однажды задавит вас своей массой.

• Используйте цветные закладки.
• Разделите поверхность стола на входящую, исходящую и рабочие зоны.
• Пользуйтесь скоросшивателем для подшивки тех молниеносных творческих идей, которые созданы «на салфетке».
• Избавляйтесь от ненужного в процессе работы.

Даже когда кажется, что на наведение порядка нет времени, помните: чтобы соответствовать скорости перемен, нет смысла заниматься «археологическими раскопками» в своем шкафу или в своем портфеле.

Учитесь правильно распределять обязанности

Научиться распределять работу между людьми — это важное звено в развитии карьеры. Если вы все сделаете правильно, продуктивность дела возрастет. Нет — вы можете стать одним из тех руководителей, кто втайне сетует, что сам сделал бы работу куда лучше. Чтобы не тратить слишком много времени, необходимо овладеть навыком разделения обязанностей. Передавая помощнику часть своих дел или давая задания своим подчиненным, постарайтесь как можно точнее определить, что конкретно вы хотите получить в итоге.

Вот несколько ключевых элементов, которые могут помочь вам:

• четко определяйте конечную цель;
• определите сроки исполнения задачи;
• определите, какие решения люди могут принимать самостоятельно, а какие — нет;
• определите способ и время связи с вами для завершения проектов;
• не требуйте от людей совершенства, помните, что в доработке нет ничего страшного.

Следите за тем, чтобы люди, которых вы выбираете, подходили для данной работы. Перед тем как поручить новому помощнику большой или важный проект, есть смысл проверить его навыки в небольших поручениях.

Учитесь ладить с другими людьми

Ваши отношения с людьми могут серьезно повлиять на рабочую атмосферу. Можно выделить шесть недостатков, которые в состоянии существенно испортить настроение вам или вашим коллегам и сделать работу непродуктивной : это недоступность, ненадежность, отсутствие гибкости, неуважительность, неконкретность и непродуктивность.

Хорошо ладить с людьми — значит иметь противоположные качества. Работа становится приятной, и задания выполняются легко.

• Будьте доступны.  Находите время, чтобы выслушать ваших коллег. Будьте на связи для своего руководителя. Если вы задерживаете проект, не стоит игнорировать телефонные звонки и хитрить. Обсудите проблему открыто – и это не станет помехой для хороших отношений с коллегами и начальством.
• Будьте более надежным. Лучше сказать нет, чем взять на себя обязательства, которые не могут быть исполнены. Оценивайте время завершения задач и свои силы правильно. Если вы берете на себя обязательства – исполняйте их вовремя. Ваша организованность может стать причиной раздоров и плохо повлиять на репутацию.
• Учитесь приспосабливаться. Откажитесь от того, чтобы ожидать от других людей совершенства, идите на взаимные уступки. Никого не вдохновляет требовательный партнер, не желающий слышать иного мнения, кроме своего.
• Будьте уважительнее. Чьи-то таланты, время, идеи и границы достойны уважения в той же мере, что и ваши. Избегайте высокомерия и критики.
• Будьте конкретнее. Проще всего не понять собеседника в том случае, если вы, используя одинаковые термины, на деле подразумеваете разные их значения. Договаривайтесь заранее, уточняйте. Будьте честным, если что-то не закончено или запаздывает.
• Будьте справедливым. Если вы делаете самостоятельно предположения по поводу того, что имел ввиду тот или иной человек, вы рискуете ошибиться. Не всегда то, что кажется, является истиной. Не рубите с плеча, идите на открытое общение, если хотите прояснить ситуацию.

Повышайте уровень своей самооценки

Вы – организованный работник. Вам нравится то, что вы делаете, вы чувствуете в себе творческие силы, но между тем ситуация не улучшается. Возможно, вы проводите большую часть времени, занимаясь задачами, которые не раскрывают ваших талантов. Это может подорвать уверенность в себе и повредить имиджу.

Существует четыре крупных фактора, которые могут влиять на вашу работу. Здесь принимают решения другие люди, и вы не можете заставить их действовать в соответствии с вашими желаниями. Однако вы можете попробовать повлиять на ситуацию, когда «дело в Них»:

Большой объем работы

Слишком большой объем работы или же слишком большое количество мелких, крадущих время дел могут значительно снизить вашу работоспособность. Если работа становится похожей на ад, пора что-то делать.

Возможно, ваш работодатель сам перегружен и не представляет, что вы делаете каждый день. В этом случае составьте дневник проделанной работы. Будьте кратки и отмечайте завершенные дела и незавершенные по причине нехватки времени.

Иногда дело в задачах, которые уже давно не соответствуют квалификации и потребности в творчестве. Если вы уверены в своих силах, попросите более сложное задание. Успешное его завершение даст понять руководителю, что ваши навыки не соответствуют занимаемой должности.

Культура компании

Удовольствие от работы в значительной части зависит от атмосферы, в которой вы работаете. Культура компании может базироваться на доверии и поощрении сотрудников или подразумевать контроль над людьми. Очень важно работать в компании с подходящей культурой, будь она классическая или состязательная, командная или ориентированная на результат отдельно взятого сотрудника.

Если культура компании подходит вам, но не идеально, попробуйте применить следующие подходы:

• заработайте уважение и доверие к себе. Выполняя свою работу спокойно и качественно, вы, возможно, не добьетесь дружеского приглашения на обед. Но вы можете стать членом команды и партнером, не жертвуя своими ценностями;
• найдите себе единомышленников или друзей;
• концентрируйтесь на том, что хорошего вы получаете. Что полезного можете вынести из этой культуры. Ситуация никогда не бывает только плохой или только хорошей.

Перемены в компании

Смена руководства компании или вашего руководителя, изменение политики компании – все это влечет за собой перемены и грозит стрессом. Как сделать, чтобы они прошли для вас безболезненно?

• Не оглядывайтесь назад во время перемен. Не нужно сравнивать старое и новое, это только демотивирует вас. Чтобы остаться в компании, научитесь принимать новые идеи с энтузиазмом. Злость и беспомощность – худшие помощники вашим целям;
• Будьте хозяином, а не гостем. Меняться сложно каждому. Но вместо того, чтобы ждать принуждения к переменам, возьмите инициативу на себя. Рассматривайте перемены как возможность улучшить себя и сделать то, на что никогда бы не решились без стороннего вмешательства.

Вознаграждения

Прежде чем заговорить о повышении, стоит здраво оценить себя. Если ваша производительность превосходит ожидания компании от вас – можете пробовать переходить к переговорам о повышении оплаты. Будьте терпеливы и не просите сразу слишком многого. Убедитесь, что руководству ясно, какие выгоды могут принести ваши инициативы.

В ваших силах попытаться повлиять на ситуацию. Самоценность работника определяет действия. Если вы не ощущаете собственную самоценность, вам не придет в голову разговаривать с работодателем с позиции силы. Ваши услуги имеют ценность, и это дает шанс договариваться. Вы с работодателем – партнеры. Взамен денег вы предоставляете свои навыки и свои творческие идеи. Но вовсе не свое здоровье, самооценку или свободное время.

Постоянно совершенствование умений, обучение, самоорганизованность, заинтересованность – все это необходимые составляющие вашей репутации и вашей свободы выбирать.

Успехов в работе!