В одно мгновение в моем мозгу проносятся несколько мысленных потоков. Фокусируясь на одном, я начинаю что-то делать, но тут звонит телефон и погружает меня совсем в другую тему… Повесив трубку, пытаюсь сосредоточиться, но даже не сразу вспоминаю, чем занималась. Смартфон пикает разными мессенджерами, пытаюсь не реагировать. За что хвататься? Хронически не успеваю, буксую, откладываю… И понимаю: что-то здесь не так. Мозг устал, завис, потерял работоспособность. Не вписанное в ежедневник посещение зубного пропущено. Вечером смотрю красивый сериал про любовь, а в голове мысли, что дела все копятся, копятся, и конца и краю им не будет…

Как говорится, сегодня всем хотелось бы хорошо провести время, но время не проведешь. Пытаясь выкроить дополнительные часы в вечном цейтноте и разобраться, почему их нет, я читала разные умные книги, участвовала в тренингах и вебинарах по тайм-менеджменту. Поделюсь тем, что смогла применить в своей жизни и что помогает мне вырваться из повседневного хаоса.

Первое: мы не рабы айфонов и гаджетов. Для сосредоточенной работы противопоказано всегда быть на связи. Мир не рухнет, если вы не будете в доступе час или два. На ночь — убираем телефон из спальни. Последние исследования доказали, что мозг при наличии пикающего и светящегося мобильника где-то рядом не способен расслабиться и по-настоящему отдохнуть.

Второе: важно определиться, для чего ты делаешь то или иное дело, твое ли оно, интересно ли оно именно тебе, рождает ли эмоциональный отклик в твоей душе. Работа, основанная только на чувстве долга, истощает сама по себе, даже если вы отводите на нее не так много времени. Найдите в ней интерес! А если его там нет, стоит хорошенько поразмыслить над тем, чтó пора поменять.

Качество жизни и результаты наших усилий напрямую зависят от того, плывем ли мы по течению или у нас есть жизненная стратегия, и мы понимаем, куда идем.

Уже несколько лет я веду дневник, в котором записываю важные события дня и свою внутреннюю реакцию на них, у меня есть тетрадь планирования года, где прописаны цели и задачи на год вперед. Только они по большей части не достигаются. Дни переходят в недели, недели в месяцы, месяцы в годы, а долгожданные изменения не наступают. Грустно. Я везде по чуть-чуть. Разносторонние интересы, разнообразные проекты, а вот и еще что-то новенькое: почему бы нет?

Поразмыслив хорошенько, я понимаю, что это «а почему бы нет?» — мой злейший враг. Я хватаюсь за новые дела и направления, находя в них интерес и видя в них возможность, но я всего лишь человек, а в сутках двадцать четыре часа. Тогда я вспоминаю важное правило: главное время — главным вещам. Из трех направлений деятельности я выбираю одно. В моем случае по такому принципу: то, что приносит доход, и есть главное. При всей моей любви к благотворительности. Остальное — в свободное от основной работы время.

Третье: планируя, конкретизируй. Я стала записывать в ежедневник не списки дел, а выделять конкретные часы конкретному делу, при этом закладывая также отрезки на непредвиденные обстоятельства. Какое облегчение встать утром и знать, что уже решил, чему и когда уделить время! Важно только при этом настроить внутренний фокус: сосредоточиться на той задаче, которую решаешь сейчас, а не витать в облаках, думая над следующей.

Четвертое: неприятные дела делай по частям или хоть по частицам. У каждого человека, и у меня тоже, есть дела, за которые не хочется браться. Ты их откладываешь, переносишь и как-то постепенно вытесняешь из своей жизни. Здесь помогает принцип «есть слона по частям»: прямо по таймеру отводить этому делу небольшой отрезок времени, но регулярно.

Можно начинать день с неприятного и сложного дела. А можно использовать наличие такого дела для того, чтобы легко и быстро сделать все остальные, по принципу «лишь бы не его». Этот подход воистину управленческий: ведь ты используешь неприятность себе во благо. Также может помочь дозированное чередование работы и отдыха. Не забудьте только и тому, и другому уделять определенное, ограниченное время.

А сталкивались ли вы с тем, что никак не можете осилить какую-то задачу? И отказаться не можешь, и нет сил воплотить в жизнь задуманное. В этой ситуации любое решение лучше его отсутствия. Или действуй, или вычеркни эту задачу из своей жизни. Возглавь или искореняй. Этот подход очень помог мне отказаться от непосильного для меня участия в одном из проектов.

Пятое: чтобы эффективно работать, надо хорошо отдыхать. Наш организм — это сложный механизм, все части которого хорошо работают только тогда, когда есть четко отлаженный режим нагрузки и отдыха, питания и сна, физические упражнения и положительные эмоции. Циклы и ритмы определяют работу наших внутренних органов. Поэтому без заботы о себе никуда.

Напомню и, возможно, многим известные инструменты онлайн-планирования и управления проектными задачами. Это обычный Блокнот, Excel-списки, программы Trello (списки задач) и Basecamp (древовидная структура управления задачами), Jira (для профессиональных и крупных проектов), доски Scrum и Kanban.

Trello — это бесплатная программа, которую можно установить и на компьютер, и на телефон и с ее помощью организовать что угодно с кем угодно. Trello используют и для офисной работы, но (особенно если там хорошенько разобраться, что, впрочем, не так сложно) программа удобно и наглядно оптимизирует и домашние задачи. Это может быть организация отпуска (что взять, что сделать перед поездкой, кто за что отвечает, культурная программа), планирование дня рождения (что купить, программа праздника, кого пригласить, что подарить), рацион питания в пост или такие крупные дела, как ремонт. Trello подходит для совместной работы с семьей и друзьями и может помочь отслеживать и ежедневные задачи, и большие проекты.

В отличие от Trello платные сервисы Basecamp и Jira предназначены для управления командами и деловыми проектами. Basecamp считается самой наглядной и неформальной, благодаря возможности закрепления на рабочем столе разных панелей: чатов, заметок, дел, опросов и прочее. Внутри Basecamp можно формально и неформально общаться с командой или командами, которые могут быть созданы отдельно. Задачи в Basecamp представляют собой простенький туду-лист, состоящий из задачи и множества подзадач, в которых пользователь может задать сроки и исполнителей. Прелесть этой системы в простоте и комплексности: в одном окне можно напомнить о событиях, пообщаться, напомнить об открытых и закрытых задачах, добавить документы и файлы, просмотреть отчеты и логику действий всего проекта. Jira — более профессиональный и сложный сервис. В нем задачи регистрируются с помощью формы, в которой определены поля для даты дедлайна, ответственного, приоритетов, меток и прочего. Внутри задачи создаются подзадачи в виде списка, в котором отображается статус выполнения. По итогам работы можно построить отчеты на основе готовых шаблонов.

Scrum-доска похожа на доску со стикерами. Можно использовать всего три колонки: «Сделать», «В работе» и «Готово». В колонке «Сделать» собраны все задачи, которые вы взяли в фокус внимания на данном отрезке времени. Scrum-доска обнуляется в конце каждого такого отрезка, с нее убирают старые карточки и вешают новые.

При использовании Canban-доски отражаются все этапы работы, поэтому колонки бывают разными. Процесс в Canbane — это непрерывный поток, доска не обнуляется. Новые карточки непрерывно добавляются в левую часть и двигаются вместе с остальными. Над каждой колонкой есть цифры. Внутри колонки могут быть еще два деления: «В процессе» и «Готово».

Использование досок Scrum и Canban возможно для различных целей: личных, домашних, семейных и деловых. Эти инструменты можно скачать себе на устройство или пользоваться онлайн.

В общем, время ежедневников и маленьких записок на стикерах прошло. Но выбор всегда за вами. Главное, наверное, то, что знание без действия бесполезно. Если мы знаем, но не делаем, это тупиковый путь!

Благодарю за интересные идеи управления временем и своей жизнью ведущую вебинара «Как царствовать над временем, а не быть его рабом» Людмилу Виткевич.